Meetings sind langweilig aber gehören zum Pflichtprogramm?

Meeting heisst: Einer redet und die anderen bohren gelangweilt in der Nase?

Meetings sind ineffiziente Zeitverschwendung?

Ja, es stimmt! Meetings sind sogar bisweilen unzumutbar, wenn sie nämlich nicht gut organisiert sind. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, sie sorgfältig vorzubereiten und strukturiert durchzuführen.

Als groben Rahmen haben sich folgende Punkte bewährt:

1. 🎯 Das Ziel des Meetings ist klar zu definieren und nach Möglichkeit sollte eine Agenda erstellt werden.
2. 📝 Es ist hilfreich, die Teilnehmenden im Voraus über die Themen zu informieren, damit sie sich entsprechend vorbereiten können.
3. 🗣️ Die Teilnehmenden sollen die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern. Es ist aber stets darauf zu achten, dass Diskussionen konstruktiv verlaufen. 
4. 🕰️ Erstelle einen Zeitplan und stelle sicher, dass das Meeting pünktlich endet.

Damit sind aber zunächst nur die groben Rahmenbedingungen geklärt.

Was macht aber ein Meeting für alle interessant, spannend und lehrreich?

Ich möchte im Folgenden meine Meetingstruktur gerne mit Dir teilen:

🦧 Mit meiner inneren Haltung eines Facilitators und mit der Gewissheit, das lernen eine physische Angelegenheit ist,

versuche ich wann immer möglich, die Teilnehmenden maximal einzubinden. 🧶

📚Der fachliche Input meinerseits ist dabei so gering wie möglich und so groß wie nötig. 

Damit eine Gruppe oder ein Team in diesem Sinne gut arbeiten kann, ist die Vorbereitung des Meetings und vor allem auch die Vorbereitung des Raumes essentiell. Natürlich können wir nicht für jedes Meeting in ein Kreativ-Loft fahren. Aber immer denselben Raum zu betreten, indem die Langeweile schon immer Programm war, macht es grundsätzlich schwierig, den Menschen Vorfreude auf den Besprechungstermin zu bescheren. 💤

Auch kleine Veränderungen machen den Unterschied. Vielleicht kannst Du mit Deinem Team im Sommer einfach mal nach draussen gehen. ☀️ Oder ihr fragt im nahegelegenen Fitnessstudio, ob ihr den Zumba-Raum mal für 2 Stunden belegen dürft. 👯‍♀️ Du bist natürlich schon rechtzeitig vorher da und „dekorierst“ den Raum. 📃 Vielleicht benötigst Du einen Flipchart und eine Metaplan-Wand.

Welche Stifte hast Du vorrätig und schreiben oder malen die auch alle noch? Als Führungskraft weisst Du ja, wie wichtig es ist, das das Arbeitsmaterial Deiner Mitarbeiter funktionsfähig ist. 🪄

Das gilt selbstverständlich auch im Meeting, wenn Deine Leute maximal mitarbeiten sollen.

Zu Beginn vergibst Du Jobs! 🛠️ Wer ist der Protokollchef? 📝 Wer ist der Timekeeper ⏲️ und wer Kassenwart? 🧾 Ja, Du hast richtig gelesen! In meinem Team gibt es eine Meetingkasse. Zu spät kommen, unentschuldigtes Fehlen, entschuldigtes Fehlen, Handy klingeln usw… Das alles kostet Geld. Von dem „Topf“ machen wir dann einmal im Jahr zusätzlich zu den üblichen Events eine Party. 🥳 Einen Regelverstoss zu begehen heisst also gleichzeitig in eine Fete zu investieren. Diese Posten gehen immer reihum. Ich als Moderator und Führungskraft übernehme niemals einen dieser Aufgaben. Wenn das Team das selber regelt ist das viel besser für´s Teamgefüge. Wenn nämlich jemand mal nicht zahlen will gilt: Liebesentzug des Teams wiegt viel schwerer als Liebesentzug der Führungskraft. 😭

Nach der Jobvergabe leite ich das Thema mit einer allgemeinen und am besten zusätzlich mit einer persönlichen Metapher ein. Metaphern helfen uns, Dinge auf der emotionalen Ebene besser zu verstehen, da sie direkt im Zwischenhirn (auch limbisches System) landen. Dies ist für unsere Emotionen zuständig.🧠

Darauf folgt die Information zum Ablauf des Meetings und zwar in genau dieser Reihenfolge:

Warum machen wir etwas zu diesem Thema? 🤦

Was genau machen wir heute? 😮

Wie machen wir das? 🫡

Wozu das Ganze? 🤔

🫂 Wenn möglich baue ich danach eine Gruppenarbeit ein. Es gibt ganz tolle kleine Übungsvorlagen bei den Liberating Structures.

Die sind für jeden kostenlos nutzbar. Ein Blick auf die Website lohnt sich! 🙂

Zum Schluss versuche ich möglichst einen sauberen Transfer in die Wirklichkeit zu gestalten. 🚀

Zum Ende dann ein kurzer Check out - und Tschüss. 👋

Probier´s mal aus und lass mich wissen, wie es bei Dir funktioniert hat. Und wenn Du Hilfe brauchst, melde Dich einfach bei mir.

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